Leivän ja leipomotuotteiden tarjouspyyntö 3.2.2020 klo 15.00 mennessä

Julkaistu 16.12.2019

Yleistä

Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta toteuttavat yhteisiä kuntapalveluja nimellä Wiitaunioni. Ruoka- ja puhtauspalvelut toimivat yhteisen teknisen lautakunnan alaisuudessa.

  1. Hankinnan kuvaus

Wiitaunionin ruoka-ja puhtauspalveluyksikkö pyytää tarjouksia leivän ja leipomotuotteiden toimittamisesta Viitasaaren ja Pihtiputaan kohteisiimme, liite 1.

Tarjouspyynnössä on tuoteluettelosivulla tuotteita, joista pyydämme kilohintaa, liite 2.

Tuotemäärät ovat arvioituja vuosikulutusmääriä, jotka eivät kuitenkaan sellaisenaan sido ostajaa.

Pyrimme ostotoiminnassamme toimimaan taloudellisesti ja kontrolloidusti. Valittu toimittaja tekee ostajille tarjotuista tuotteista hinnoitellun tuoteluettelon.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida.

Tarjoukset tulee antaa tarjouspyynnössä mainituista tuotteista liitteenä olevien tarjouslomakkeen mukaisesti. Tarjousliitteen 2 tuotevalikoiman lisäksi hankintaan käyttöön soveltuvia muita tuotteita tarpeen mukaan valitusta ostopaikasta.

Tarjoustuotelomakkeeseen tarjoaja ei voi tehdä lisärivejä.

Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta käyttävät leivän ja leipomotuotteiden hankintaan

  1. 39 000 € / vuosi ja 156 000 € sopimuskaudella.

Tarjouspyynnön liitteessä on mainittu vuosikulutusarvio volyymituotteista tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen tekijää. Kulutusmäärät perustuvat ruokalistoihin ja ruokalistoissa tapahtuvat muutokset voivat aiheuttaa kulutusmääriin muutoksia. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille.

  • Hankinnan vaatimukset

Tuotteiden vähimmäisvaatimukset on ilmoitettu tuoterivillä. Tarjouksessa on huomioitava tuotekohtaiset ravitsemukselliset laatukriteerit. Tilaajat noudattavat toiminnassaan valtion ravitsemusneuvottelukunnan suosituksia.

Tuotteiden tulee täyttää elintarviketurvallisuuden vaatimukset ja yleiset ravitsemussuositukset. Tarjottavat tuotteet eivät saa sisältää muuntogeenisiä aineosia

(GMO= geeniteknisesti muunneltu organismi). Toimittajan on varmistettava, että toiminta, raaka-aineet ja tuotteet täyttävät voimassa olevat lait ja asetukset koko sopimuskauden ajan. Tarjottavien tuotteiden raaka-aineiden jäljitettävyys esim. alkuperä ja puhtausaste on pystyttävä selvittämään elintarvikelainsäädäntöä koskevien periaatteiden ja vaatimusten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu antamaan tilaajalle tuotteen jäljitettävyystiedot niitä pyydettäessä. Tuotteet valmistetaan Toimittajan tai tämän alihankkijan omassa leipomossa. Tarjotuista tuotteista tulee tarvittaessa saada tuoteselosteet ja ravintoainesisällöt. Tuoteseloste tulee sisältyä kaikkiin pakkauskokoihin ja- tapoihin. Pakkausmerkinnät tullee olla Ruokaviraston antamien määräysten mukaisia ja suomen kielellä.

Tarjouksessa tulee olla selvitys tuotetuesta ja neuvonnasta, hankintarenkaan yksiköille.

Kaikkien leipätuotteiden tulee olla laktoosittomia ja maidottomia.

  • Tilauksia ja toimituksia koskevat vaatimukset

Hankintarenkaan yksiköt tekevät itse tilauksensa sähköisesti ja ilmoittavat laskutus- ja toimitusosoitteen. Tilausmuutokset ovat mahdollisia 12h ennen toimitusta.           

Leipä ja leipomovalmisteiden toimittaminen tulee tapahtua suunnitellusti ja yhteisesti asiakkaan kanssa sopien. Leivän ja leipomotuotteiden toimitukset tulee tapahtua 3 kertaa viikossa, ma, ke ja pe. Toimitusajat tulee olla Viitasaaren kohteissa kello 9.00 mennessä ja Pihtiputaan kohteissa kello 10.00 mennessä.

Mikäli tilattua tavaraa ei ole toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavia tuotteita ei toimiteta ilman tilaajalta saatua lupaa. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla.

Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi.

Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus ostaa muualta.

Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, ovat asiakkaalla seuraavat oikeudet:

  • Asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 20 % alennusta tai mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajalta.Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 2 h.Toimittaja ei voi viivästystilanteessa hyväksyttävästi vedota oman toimittajansa/ alihankkijansa toimitusvaikeuksiin muutoin kuin ylivoimaisen esteen sattuessa.Kulutusraportit toimitetaan kerran vuodessa toimipaikkakohtaisesti kuntatasolla ja pyydettäessä tuoteryhmittäin hankintarenkaan tasolla.Tarjouksessa tulee selvittää ainakin aikataulut ja toimitusrytmi sekä kuljetusliikkeen omavalvontasuunnitelma. Kuljetusveloitukset tulee tarjouksessa esittää selkeästi. Tarjouksessa tulee selvittää myös toimitukset normaalista poikkeavissa tilanteissa. Omavalvontasuunnitelma liitetään hankintasopimukseen.Pakkaamisen osalta on huomioita asiakkaan omavalvontasäännöt ja toimittava vähintään seuraavasti:
  • pakkauksen on sovelluttava elintarvikekuljetuksiin
  • pakkausten tuotetiedot on merkittävä asiallisesti ja selkeästi
  • säilyvyysaika on merkittävä näkyvästi 
  • 5. Sopimuskausi, Hankintasopimus

14.5.2020- 13.5.2024, neljä (4) vuotta.

Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta.

Hankintasopimusmalli liite 3.

  • Hankintamenettely

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä.

  • Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankinta- asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.

Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus.

  • Tarjouksen laatiminen

Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja

sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjouksen vertailussa

tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön

vastaisia ehtoja.

Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja

vertailukelvoton. Osatarjouksia ei hyväksytä.

Valitun palveluntuottajan on toimitettava ennen sopimuksen tekemistä tilaajavastuulain 5 § 1mom mukaiset selvitykset:

  1. Onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvolisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvolisäverollisten rekisteriin.
  2. kaupparekisteriote
  3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskevaa maksusuunnitelma on tehty
  4. todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneiden eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
  5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
  6. selvitys työtapaturmavakuutuksen järjestämisestä.
  7. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
  8. Lisäksi kuvaus seuraavista asioista;

 

Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.

Tarjouksessa hinnat tulee olla (alv 0 %). Arvolisäveron osuus tulee ilmoittaa erikseen.

Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta, tilauksen käsittelystä ym. aiheutuvat kustannukset.

Rahtia ei laskuteta erikseen, vaan se sisältyy leipä- ja leipomotuotteiden hintaan.

Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä.

Tarjouksessa tulee ilmetä toimitustapa.

Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton.

  1. Tarjouksen jättäminen

on toimitettava viimeistään 3.2.2020 kello 15.00

mennessä osoitteeseen www.tarjova.fi

Posti- ja käyntiosoite:

Pihtiputaan kunta / Tekninen yksikkö

Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö

Keskustie 9

44800 PIHTIPUDAS

Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

  1. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu

Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset valitaan vertailuun. Hankittavien tuotteiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja tuotteiden laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan.

Valintaperuste

Valintaperusteena kokonaistaloudellisesti edullisin tärkeysjärjestyksessä seuraavien arviointiperusteiden mukaan:

    • Tuotteen ja kuljetuksen hinta 65 pistettä
    • Laatuasiat 35 pistettä

Laatukriteerit ja laadusta tulevat pisteet

Takaisin kuulutuksiin

Hae sivustolta